VENTAS al +5411 7078 0571
aplicar contratos electrónicos

¿Dónde se pueden aplicar los contratos electrónicos?

Los contratos electrónicos, impensables antes de las innovaciones tecnológicas y su consecuente transformación digital, son acuerdos establecidos a través de herramientas electrónicas, que los firmantes se comprometen a cumplir. Sus características básicas no difieren de las de un contrato tradicional. Por ejemplo, ambas modalidades implican la firma de un convenio de compra o venta de un producto, bien, o servicio, y si no están viciadas por ninguna irregularidad, tienen la misma validez legal.

En Latinoamérica, salvo las excepciones estipuladas por ciertas leyes, todas las legislaciones permiten que las partes de un contrato, elijan el modo de celebrarlo: oralmente, o por escrito en papel, o en medios electrónicos. Para más precisiones sobre los aspectos legales, judiciales y procesales, entre otros temas referidos a la contratación electrónica, es recomendable leer el libro de los Doctores Gastón E. Bielli y Carlos J. Ordóñez, titulado Contratos electrónicos. Teoría general y cuestiones procesales.

 

Contratos electrónicos: útiles para todo tipo de acuerdo

Al tratarse de una forma de contratación sumamente práctica y versátil, ya que puede (como lo garantiza Contractia), elaborarse e intercambiarse con gran agilidad, y permite firmar y cerrar negocios de manera rápida, y a su vez, guardar y almacenar la documentación con total seguridad, los contratos electrónicos suelen utilizarse en diversos ámbitos y para convenios de toda índole. Por ejemplo: en las relaciones laborales. Para pactar servicios o productos en el ámbito mercantil, donde una de las partes es el consumidor final.  En los contratos directos, 100% digitales, o en los indirectos, que exigen que alguna instancia del proceso se ejecute presencialmente. En los contratos llamados puros, donde el consentimiento se da únicamente de manera electrónica, o en los mixtos, los cuales se suscriben tanto física como digitalmente.

 

Hoy por hoy, las plataformas digitales simplifican los contratos electrónicos para adquirir productos y servicios. Así, cada día son más las aplicaciones adoptadas desde la nube, lo cual modificó radicalmente la comercialización de la tecnología. Un caso típico del uso de la contratación electrónica es el SaaS (Software como Servicio), donde las empresas invierten en suscripciones de software con pagos recurrentes, en lugar de adquirir la licencia. Es que la propiedad del software ya no existe más. Dos ejemplos muy comunes son los servicios de Netflix y Spotify. Cabe destacar que el modelo de negocio que ofrece Contractia, no requiere de una gran inversión, porque permite contratarse cómo servicio y utilizarlo según las necesidades de cada empresa.

 

Ventajas de la firma electrónica

La firma electrónica es una herramienta clave de los contratos electrónicos, debido a que reemplaza a la firma manuscrita y tiene la misma validez legal. Además, facilita la gestión de los mismos, al menos así lo asegura Contractia, que les brinda a las personas, la posibilidad de firmar a distancia y desde cualquier dispositivo electrónico.

A su vez, se trata de un procedimiento que se hace efectivo en tiempo real, y reduce costos al evitarse el uso del papel. También, al agilizar los flujos de trabajo, aumenta la productividad de las empresas y optimiza la experiencia de clientes y de usuarios. Y para más beneficios, cuando se aplican los sellos criptográficos, como lo hace Contractia, la firma electrónica se vuelve totalmente segura, porque de esa forma los documentos no pueden ser alterados ni editados.

Firma electrónica de contratos

Los 4 desafíos para digitalizar tu negocio

Cada vez que debemos acordar algo importante en nuestra actividad comercial lo llevamos a cabo a través de un contrato. Plasmar un acuerdo por escrito sobre un documento en papel nos ha permitido desde siempre aclarar los términos de nuestros negocios.

Sentimos que el uso del papel nos da seguridad para plasmar nuestros acuerdos. Necesitamos la tranquilidad de poder ver, tocar y guardar un contrato importante en un armario o cajón de nuestra oficina. Y estamos acostumbrados a dar por hecho que al ver en el documento y el trazo de los firmantes, respaldamos nuestros negocios adecuadamente.

Sin embargo, perdemos de vista que con el avance de la sociedad y la tecnología, cada día el papel se está volviendo más obsoleto para nuestro negocio. Nos retrasa, nos complica, y nos exige gastar recursos que podríamos dedicar a actividades más importantes para hacer crecer nuestro negocio.

La necesidad e imprimir los documentos, trasladarlos y hacerlos firmar físicamente por cada persona, es algo tan útil y eficiente para nuestro negocio como enviar un fax.  Si gastamos miles de dólares en sacar un pasaje online, comprar entradas de cine o un show y pagar todos nuestros servicios online. Si puedo contratar un seguro para mi casa ¿Por qué mis contratos los necesito firmar en papel?

En el tiempo de la inmediatez, donde nos intercambiamos emails y mensajes de textos con nuestros clientes, donde mantenemos reuniones por videoconferencia con nuestros proveedores, es llamativo que sigamos tolerando los tiempos y esfuerzos que los contratos en papel le demandan a nuestra empresa.

 

Los 4  desafíos de los contratos en papel


El tiempo.
La firma de contratos en papel consume tiempo, mucho tiempo. Largas horas destinadas a que las personas se trasladen a un mismo lugar de una ciudad para poder firmar un acuerdo. Días o semanas requeridas para trasladar físicamente un papel por distintas partes de la ciudad o del mundo para ir recogiendo las firmas de las distintas personas que intervienen. Claramente el papel nos distrae, impidiendo que nos enfoquemos en el corazón de nuestro negocio, donde realmente generamos valor.

La seguridad. Nos da seguridad sentir el contrato, poder verlo y tocarlo es un reaseguro de que tenemos un elemento que nos protege de posibles riesgos. Pero en realidad los contratos en papel nos exponen a riesgos ocultos que podemos revertir. Los contratos en papel se pueden perder y se van deteriorando con el tiempo, pero peor aún, corremos el riesgo de que algún firmante rechace o desconozca una firma, debiendo entonces recurrir a los servicios de un perito calígrafo para intentar demostrar su validez, lo cual no siempre es posible.

Los costos. Pocas veces reparamos en los altos costos operativos que los contratos en papel le demandan a nuestro negocio. Desde los insumos requeridos para su impresión, su traslado dentro y fuera de la empresa, hasta su archivo permanente, el papel nos exige muchos recursos que hemos dado por sentado.

El control. Estamos tan acostumbrados a los contratos en papel que no nos damos cuenta lo difícil que es supervisarlos. Saber en qué estado se encuentra el proceso de firma de un contrato es un gran esfuerzo en el mundo del papel. O, una vez firmado, asegurarnos que el contrato firmado se encuentra bien resguardado en nuestra empresa, es un proceso de difícil control. Claramente es complejo y tortuoso supervisar y resguardar los convenios en papel, algo hemos naturalizado durante nuestras vidas, pero que con el avance tecnológico y de la sociedad, día a día, se va volviendo más evidente la necesidad de un cambio.

 

Firma electrónica de contratos.
Transformemos los desafíos del papel en una ventaja de negocio.

 

Hoy en día, con el avance de la tecnología y la adecuación de la legislación, podemos contratar y firmar convenios en forma segura y a la velocidad de internet, agilizando así nuestro negocio, y enfocándonos en lo importante para nuestra empresa, nuestros clientes y proveedores.

Podemos de este modo convertir los desafíos que nos presenta la gestión de contratos en papel, en una ventaja competitiva para nuestro negocio:

La ventaja del tiempo. La firma electrónica de contratos nos permite hacer negocios a la velocidad de internet. Los contratos llegan en segundos a cada firmante, no importa dónde se encuentren, en la oficina, viajando o en la comodidad de su hogar. Cualquier día o a cualquier hora podemos firmar un contrato con unos pocos clics desde un teléfono o una computadora, agilizando enormemente los plazos para concluir la firma de convenios.

La ventaja del costo. A través de la gestión de contratos electrónicos podemos liberar enormes recursos que nuestro negocio destina a imprimir, trasladar, controlar y archivar documentos en papel. Los costos de envíos de contratos en moto o en curriers internacionales desaparecen de un día para otro. Armarios y archiveros donde almacenar carpetas con contratos desaparecen de la oficina en segundos, mientras que cada día iremos viendo menos y menos impresoras en las distintas dependencias de nuestra empresa.

La ventaja de la seguridad. La firma electrónica nos ofrece niveles de seguridad y resguardo nunca imaginados para los tradicionales contratos en papel. Mediante un sello criptográfico podemos prevenir cualquier adulteración de un contrato. La tecnología nos permite resguardar un mismo documento en múltiples entornos, a un costo insignificante, lo cual nos permite asegurar que nunca más se perderá en inmensos archivos un contrato importante. A su vez, la firma electrónica nos ofrece una robustez probatoria sobre el autor de la firma, tan sólida y variada, que la hace altamente segura ante intentos de fraudes mediante los cuales una persona pretenda desconocer una firma.

La ventaja del control. La gestión digital de contratos nos permite recuperar el control absoluto sobre todo el proceso de firma de un contrato. En todo momento podemos conocer claramente, quién firmó un documento o a quién debemos solicitar su firma. Y podemos acceder al contrato en todo momento y desde cualquier lugar, para corroborar información relativa a nuestra actividad comercial. 

Claramente la firma electrónica de contratos nos permite agilizar nuestro negocio y mejorar la relación con clientes y proveedores, para reforzar las relaciones y seguir creciendo.

origami Contractia

Diferencias entre Digitalizar y Despapelizar tu empresa.

“Como en los seres humanos, el destino de todo papel nuevo, así que sale de la fábrica, es comenzar a envejecer” escribe Saramago en su novela Todos los Nombres, haciendo referencia a los infinitos documentos almacenados en ese descomunal archivo de una Conservaduría General del Registro Civil.  En esta nota profundizamos en las diferencias entre digitalizar y despapelizar. 

Por generaciones nos hemos acostumbrado a lidiar con enormes archivos de documentos en las organizaciones. Facturas, remitos, contratos o historias clínicas se acumulan en enormes estanterías clasificadas y almacenadas de la mejor forma posible según los recursos de cada organización. Pero como nos recuerda el escritor, el papel envejece, y con la vejez llegan los achaques y el olvido. 


Un crecimiento descomunal

 

Ante el descomunal crecimiento de documentos que debe gestionar una organización, en los últimos años muchas empresas han iniciado procesos de digitalización de sus archivos documentales, con el objeto de facilitar la recuperación y gestión de aquellos documentos que se encuentran en sus archivos. 

A través de estos procesos de digitalización, las empresas están haciendo uso de las nuevas tecnologías con el objeto de mejorar y agilizar el modo en que gestionan sus documentos. Sin embargo, conjuntamente con estas mejoras tecnológicas, nuestra sociedad ha comenzado a transitar en los últimos tiempos un cambio de paradigma en relación al tradicional concepto de documento.

 

Un nuevo concepto de documento

En la Argentina, hemos avanzado en definir un moderno concepto de documento, por el cual entendemos como documento al soportado sobre cualquier soporte, incluido el digital, escrito en cualquier grafía a cuya lectura se pueda acceder inclusive con el auxilio de instrumental complementario.

En nuestro país esta transformación se ha ido incorporando paulatinamente en nuestro marco legislativo a través del texto del nuevo Código Civil y Comercial de la Nación, que privilegia la libertad de la formas y soportes para asentar un documento; y más particularmente se ha incorporado a través de la sanción de la Ley 25.506 de firma digital, que establece el marco normativo detallado sobre el valor jurídico de los documentos digitales y de la firma digital.

Esta gran transformación tecnológica, cultural y jurídica, nos abre las puertas a la oportunidad de repensar el modo en que las empresas gestionan sus documentos, lo cual nos habilita a transitar un camino hacia la total eliminación definitiva del papel como soporte de los documentos de una organización.

Podemos entonces distinguir claramente la diferencia que representa, en el ámbito de la empresa, un proceso de digitalización de documentos con respecto a un proceso de despapelización integral de la organización.

 

“Despapelizar involucra prescindir definitivamente de los documentos en papel.”

 

En los últimos tiempos estamos observando a un gran número de compañías que encaran procesos internos de digitalización documental, que tienen por objeto el escaneo de documentos para ponerlos a disposición de sus miembros.

Son proyectos que generan una mejora en los procesos de negocios, agilizando el modo en que los usuarios recuperan y acceden a los documentos una vez digitalizados. Sin embargo, debemos reconocer que estos procesos representan solo una primer fase de la reconversión de una empresa hacia una organización verde, sin papeles; puesto que este tipo de proyectos exige a las organizaciones que continúen gestionando y archivando sus documentos en papel.

Como mencionábamos antes, la incorporación del moderno concepto de documento en nuestra legislación nos da la oportunidad de pensar una transformación de fondo en cualquier tipo de compañía, que nos permita aspirar al paradigma de Papel Cero, es decir, una empresa que gestione todos sus documentos en forma digital y que pueda así prescindir de aquellos documentos originales en papel. 

Para lograr este objetivo más profundo de despapelizar la empresa, no alcanza entonces solamente con la digitalización de documentos que se generan en papel; sino que es necesario incorporar en el negocio de herramientas que permitan gestionar documentos desde su origen en formato digital, y en especial, que nos permitan asegurar legalmente la validez de las firmas aplicadas en dichos documentos, y la inalterabilidad de los mismos a través del tiempo. 

Existen en el mercado un gran número de soluciones orientadas a gestionar firma de documentos electrónicos, como lo identifica un informe de Gartner Research, ubicándose Contractia como la solución líder del mercado Argentino, orientada a ofrecer soluciones flexibles, que pueden integrarse directamente con los sistemas de una empresa, y que tienen especial foco en respaldar la validez legal de los documentos que se firmen a través de la plataforma, ofreciendo una sólida carga probatoria que respalde la autoría de las firmas que se apliquen sobre contratos y documentos electrónicos propios del negocio.

La incorporación de este tipo de soluciones en la empresa y sus  procesos de negocio, nos habilita a la eliminación total y definitiva de los documentos en papel en el ámbito de la empresa.

Reducir costos implementando firma electrónica

¿Cómo reducir costos en la empresa implementando firma electrónica?

El papel, ese enorme iceberg de costos. Esas nubes negras que hasta hace poco veíamos lejanas en el horizonte ya están sobre sobre nosotros, el anemómetro nos marca que el viento supera los 20 nudos, señales de que va siendo tiempo de achicar las velas, ponerse el traje de agua y prepararse para capear el temporal: ¿Cómo reducir los costos? 

El mundo está atravesando tiempos tormentosos. Incertidumbre sanitaria, inflación y caída de la actividad, nos indican que debemos tomar medidas para reducir el nivel de gastos en nuestro negocio. Navegamos por el temporal apelando a viejas herramientas conocidas: downsizing, renegociación de contratos con proveedores, reducción de gastos diversos. Sin embargo, seguimos sin prestarle atención a ese enorme iceberg de costos que desde siempre nos acompaña navegando en el horizonte: el papel.

La gestión de los documentos

El modo en que tradicionalmente gestionamos los documentos en papel dentro de nuestro negocio nos condiciona fuertemente sobre cómo percibimos los costos asociados a la gestión de dichos documentos. Imprimir, distribuir, catalogar y archivar documentos exige una gran cantidad de recursos financieros y humanos de la compañía que desde siempre asumimos como intocables.

Para Ricoh el “45% del papel impreso termina destrozado al final del día” Sin embargo, si nos atrevemos a replantearnos ese paradigma podremos descubrir una gran oportunidad para cambiar el modo en que hacemos las cosas y poder así reducir costos y mejorar sensiblemente la productividad en nuestro negocio.

Dejar de gestionar documentos en papel para comenzar a hacerlo en forma digital involucra un fuerte cambio de paradigma en cualquier organización. Es un cambio que trae aparejado una reducción significativa de costos y la generación de importantes mejoras de productividad y eficiencia en nuestros procesos de negocio.


Los 3 principales costos de no digitalizar los documentos

A simple vista, desde la superficie, vemos claramente la punta que emerge de ese iceberg de costos que representa la gestión de documentos en papel dentro de nuestra empresa. Identificamos allí aquellos costos que están claramente detallados en los estados contables:

1. Costos de Insumos.

Costos vinculados con los insumos se requieren para imprimir documentos en papel: desde el consumo de resmas de papel, tóners y biblioratos; hasta los recursos financieros destinados a la compra o alquiler, mantenimiento y amortización de equipos de impresión en toda la organización.

2. Costos de guarda documental.

Tanto sea que el archivo de documentos de una compañía se realice internamente como tercerizado, el mismo demanda importantes recursos de la empresa. En el caso de la tercerización de la guarda documental, dar el paso hacia una gestión documental digital puede eliminar definitivamente esa factura cada día más abultada de aquel proveedor de guarda documental.
En el caso de los archivos de documentos gestionados internamente en la organización, pasar a una gestión documental digital nos permite liberar espacio físico dentro de la empresa, eliminado un gran volumen de metros cuadrados destinados a almacenar archivos históricos de documentos, junto con toda la inversión que requiere mantener estas áreas: personal afectado a la gestión de ese archivo, estanterías y muebles de ficheros para el guardado de los documentos, servicios de seguridad, limpieza o desinfección sobre dichos espacios y costos de seguros por posibles siniestros.

3. Costos de logística documental.

Otro costo no menor a considerar es el dinero que la compañía destina todos los meses en servicios de mensajería, correo privado o bolsines, juntamente a los sueldos del personal asignado a dichas tareas que involucran mover y distribuir documentación física dentro o fuera de la empresa.
Estos costos que acabamos de señalar, son claros, tangibles, y los podemos identificar simplemente en los estados contables de nuestra empresa. Son la punta del iceberg de costos, que se percibe a simple vista desde la superficie, tal cual se expresa en números concretos en el informe elaborado por la AIIM sobre costos de la gestión documental tradicional.

Sin embargo, pocas personas son conscientes que esos costos son solo la punta del iceberg, y que debajo de la superficie se oculta un volumen mucho más grande de costos e ineficiencias que condicionan fuertemente a nuestro negocio. En ese mundo submarino, en las oscuras profundidades nos encontramos con enormes ineficiencias e improductividades involucradas con la gestión de documentos en papel. Cada día, la cantidad de tiempo y recursos que destinamos a trabajar con documentos en papel en nuestra organización es enorme; y enorme son los beneficios que puede obtener nuestro negocio al replantearnos el modo en que gestionamos los documentos dentro de la organización.


La ineficiencia del papel

Entre las principales ineficiencias vinculadas con la tradicional gestión de documentos en papel nos podemos encontrar con:

Impresión de documentos.
El tiempo destinado por casi todos los miembros de la organización en imprimir o fotocopiar documentos, caminar hasta la impresora a buscar las copias, desatascar papel, o recargar la bandeja de papel de las impresoras.

 

Copiado de documentos
La enorme cantidad de horas hombres destinadas a generar copias de documentos, distribuirlas y archivarlas en distintas áreas de la empresa. ¿Nos preguntamos alguna vez cuántas veces se copia un documento dentro de la compañía? En promedio replicamos un mismo documento unas 3 veces, lo cual deriva en un crecimiento exponencial de los costos vinculados con logística y archivo de esas copias de documentos dentro la empresa.

 

Revisión o aprobación de documentos
No somos plenamente conscientes del tiempo y esfuerzo que destinamos a distribuir documentos para su revisión y aprobación en distintos niveles de la organización.

 

Logística documental
Aquí encontramos las horas hombres dedicadas a mover documentos dentro y fuera de la organización. Llevarlos físicamente de un área a otra de la empresa, recepcionarlos, registrarlos o remitirlos fuera de la organización. Adicionalmente, debemos considerar esos tiempos muertos en que los documentos duermen la siesta en escritorios a la espera de ser revisados, o bien a la espera de ser trasladados una vez aprobados, lo cual ralentiza enormemente un proceso que debería ser sencillo.

 

Archivo de documentos
Toda organización destina una cantidad de horas hombre muy importante a gestionar su archivo de documentos. Desde el trabajo de clasificación de documentos, guardado y estibado, hasta las tareas destinadas al mantenimiento del archivo, su limpieza y desinfección; nos encontramos con diversas actividades que no suman valor al negocio y que sin embargo son requeridas para resguardar el archivo de documentos históricos de la compañía.


Búsqueda y recuperación de documentos.
Suele ser enorme la cantidad de personal y horas hombres destinadas a encontrar documentos en la empresa. Ubicar un documento en su lugar de archivo, junto al tiempo de ir a retirarlo y luego distribuirlo para su procesamiento, son procesos que claramente consumen una cantidad importante de horas hombre que no agregan valor a la compañía.

 

Malas prácticas internas y faltas de control.
¿Qué pasaría si cada persona de su empresa utilizara el papel para fines personales? Trabajos prácticos de la facultad, trámites personales. Una falta de control y un uso excesivo de malas prácticas llevan a costos innecesarios y evitables. 

 

Ahorrar costos y la gestión de documentos electrónicos

Sin dudas, replantearnos viejos paradigmas y descubrir que podemos hacer algo para reducir ese gran iceberg de costos de los documentos en papel que condiciona a nuestro negocio, nos permitirá optimizar los resultados de nuestras operaciones generando ahorros significativos y mejoras de productividad.

En este contexto, soluciones Cloud como Contractia, que permiten gestionar la firma de documentos electrónicos dentro y fuera de la organización, resguardando el valor jurídico de dichos documentos, forman parte de la estrategia que permite iniciar el largo camino de transformación hacia la empresa sin papeles, más eficiente y rentable.