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Cómo optimizar los procesos de compra de una PyMe

Históricamente, una PYME debía respetar los pasos tradicionales de un proceso de compra, sin la posibilidad de mejorar demasiado su forma de administrarlos. Pero esta dificultad ya no existe, porque la tecnología actual permite optimizar cada una de las etapas de la cadena de suministros, a tal punto que se volvió una herramienta clave en el funcionamiento general de una empresa. 

Por eso es tan necesaria la transformación digital de una PYME. Especialmente, del departamento de compras, que así podrá optimizar la planificación, el abastecimiento, la entrega de pedidos, la gestión de contratos y de proveedores y el control de pagos. 

A su vez, los resultados se verán reflejados en la capacidad de analizar las virtudes y los defectos de una empresa para mejorar las estrategias a seguir, en la participación y colaboración conjunta de todas las partes del proceso de compra, y por supuesto, en la agilidad y eficacia a la hora de tomar decisiones.

 

¿Conviene digitalizar los procesos de compra de una PYME? 

La respuesta es indudable. Sería absurdo negar la importancia de la tecnología para una empresa en un mundo cada vez más digital. Es evidente que un departamento de compras que transforme en este sentido su modelo de negocios, aumentará su propuesta de valor.

¿Por qué? En principio, sumará conocimientos estratégicos y organizativos  acerca de sus proveedores y de los mercados, lo cual le permitirá ser más efectivo. También, ganará experiencia respecto a los bienes y servicios adquiridos, y obtendrá una cantidad y calidad de datos que podrá utilizar con los clientes en beneficio propio.

Por otro lado, la incorporación de herramientas tecnológicas crea necesidades comerciales que antes no existían, y que sólo el ejercicio de funciones previamente inexistentes pueden resolver. Esto, además de mayores ganancias, genera una obligación: capacitarse para poder ejercer las nuevas tareas. Por ejemplo, la captura, el análisis y la evaluación de datos en tiempo real, agilizan las decisiones que hay que tomar, al momento de corregir o prevenir lo que se considere necesario.

 Al mismo tiempo, integrando en un mismo sistema, datos de clientes, proveedores, distribuidores y de la producción, aumenta la eficacia en la cadena de suministros, porque disminuyen los plazos de entrega y los costos de inventario y transporte.

 

¿Cómo mejorar los procesos de compra de una PYME?

A esta altura, no quedan dudas de las ventajas que ofrece la transformación digital para optimizar los procesos de compra de una empresa. Ahora, lo que resta es averiguar la manera más eficiente de llevarla a cabo.


Tecnología para acelerar contrataciones

Una de las herramientas tecnológicas más útiles de los últimos tiempos, es la firma electrónica. Se trata de una solución ideal para finalizar contratos, porque simplifica lo que antes, manualmente, se hacía muy lento.

Por suerte, hoy las PYMES tienen la opción de elegir servicios como el de Contractia, que gracias a su oferta de contratos electrónicos ágiles y económicos, brinda la posibilidad de ahorrar costos y acelerar los tiempos de contratación. Otro de los beneficios de utilizar Contractia, es que la tecnología que implementa los hace más seguros, debido a que permite identificar con mayor seguridad a los firmantes, e impide que sean adulterados una vez firmados.

Con esta herramienta, las empresas cierran más acuerdos y optimizan la experiencia del cliente, ya que el consentimiento puede prestarse en todo momento y desde cualquier lugar.

 

Elegir con inteligencia a los proveedores

Un buen proceso de compras implica decidir cuáles son los proveedores convenientes. Así, una PYME debe emplear un criterio estratégico, y quedarse con los que ofrezcan mejores condiciones de contratación, o precios más competitivos porque son internacionales, o con aquellos que brinden más calidad, o puedan satisfacer la demanda de clientes en el extranjero. En este sentido, Contractia es una excelente opción, ya que permite firmar con proveedores de otras provincias y otros países, simplificando la finalización de los contratos.