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¿Cómo reducir costos en la empresa implementando firma electrónica?

El papel, ese enorme iceberg de costos. Esas nubes negras que hasta hace poco veíamos lejanas en el horizonte ya están sobre sobre nosotros, el anemómetro nos marca que el viento supera los 20 nudos, señales de que va siendo tiempo de achicar las velas, ponerse el traje de agua y prepararse para capear el temporal: ¿Cómo reducir los costos? 

El mundo está atravesando tiempos tormentosos. Incertidumbre sanitaria, inflación y caída de la actividad, nos indican que debemos tomar medidas para reducir el nivel de gastos en nuestro negocio. Navegamos por el temporal apelando a viejas herramientas conocidas: downsizing, renegociación de contratos con proveedores, reducción de gastos diversos. Sin embargo, seguimos sin prestarle atención a ese enorme iceberg de costos que desde siempre nos acompaña navegando en el horizonte: el papel. 


La gestión de los documentos

El modo en que tradicionalmente gestionamos los documentos en papel dentro de nuestro negocio nos condiciona fuertemente sobre cómo percibimos los costos asociados a la gestión de dichos documentos. Imprimir, distribuir, catalogar y archivar documentos exige una gran cantidad de recursos financieros y humanos de la compañía que desde siempre asumimos como intocables.

Para Ricoh el “45% del papel impreso termina destrozado al final del día” Sin embargo, si nos atrevemos a replantearnos ese paradigma podremos descubrir una gran oportunidad para cambiar el modo en que hacemos las cosas y poder así reducir costos y mejorar sensiblemente la productividad en nuestro negocio.

Dejar de gestionar documentos en papel para comenzar a hacerlo en forma digital involucra un fuerte cambio de paradigma en cualquier organización. Es un cambio que trae aparejado una reducción significativa de costos y la generación de importantes mejoras de productividad y eficiencia en nuestros procesos de negocio.


Los 3 principales costos de no digitalizar los documentos

A simple vista, desde la superficie, vemos claramente la punta que emerge de ese iceberg de costos que representa la gestión de documentos en papel dentro de nuestra empresa. Identificamos allí aquellos costos que están claramente detallados en los estados contables:

1.Costos de Insumos.
Costos vinculados con los insumos se requieren para imprimir documentos en papel: desde el consumo de resmas de papel, tóners y biblioratos; hasta los recursos financieros destinados a la compra o alquiler, mantenimiento y amortización de equipos de impresión en toda la organización.

 

2. Costos de guarda documental.
Tanto sea que el archivo de documentos de una compañía se realice internamente como tercerizado, el mismo demanda importantes recursos de la empresa. En el caso de la tercerización de la guarda documental, dar el paso hacia una gestión documental digital puede eliminar definitivamente esa factura cada día más abultada de aquel proveedor de guarda documental.

En el caso de los archivos de documentos gestionados internamente en la organización, pasar a una gestión documental digital nos permite liberar espacio físico dentro de la empresa, eliminado un gran volumen de metros cuadrados destinados a almacenar archivos históricos de documentos, junto con toda la inversión que requiere mantener estas áreas: personal afectado a la gestión de ese archivo, estanterías y muebles de ficheros para el guardado de los documentos, servicios de seguridad, limpieza o desinfección sobre dichos espacios y costos de seguros por posibles siniestros.

 

3. Costos de logística documental.
Otro costo no menor a considerar es el dinero que la compañía destina todos los meses en servicios de mensajería, correo privado o bolsines, juntamente a los sueldos del personal asignado a dichas tareas que involucran mover y distribuir documentación física dentro o fuera de la empresa.

Estos costos que acabamos de señalar, son claros, tangibles, y los podemos identificar simplemente en los estados contables de nuestra empresa. Son la punta del iceberg de costos, que se percibe a simple vista desde la superficie, tal cual se expresa en números concretos en el informe elaborado por la AIIM sobre costos de la gestión documental tradicional.

Sin embargo, pocas personas son conscientes que esos costos son solo la punta del iceberg, y que debajo de la superficie se oculta un volumen mucho más grande de costos e ineficiencias que condicionan fuertemente a nuestro negocio. En ese mundo submarino, en las oscuras profundidades nos encontramos con enormes ineficiencias e improductividades involucradas con la gestión de documentos en papel. Cada día, la cantidad de tiempo y recursos que destinamos a trabajar con documentos en papel en nuestra organización es enorme; y enorme son los beneficios que puede obtener nuestro negocio al replantearnos el modo en que gestionamos los documentos dentro de la organización.


La ineficiencia del papel

Entre las principales ineficiencias vinculadas con la tradicional gestión de documentos en papel nos podemos encontrar con:

Impresión de documentos.
El tiempo destinado por casi todos los miembros de la organización en imprimir o fotocopiar documentos, caminar hasta la impresora a buscar las copias, desatascar papel, o recargar la bandeja de papel de las impresoras.

 

Copiado de documentos
La enorme cantidad de horas hombres destinadas a generar copias de documentos, distribuirlas y archivarlas en distintas áreas de la empresa. ¿Nos preguntamos alguna vez cuántas veces se copia un documento dentro de la compañía? En promedio replicamos un mismo documento unas 3 veces, lo cual deriva en un crecimiento exponencial de los costos vinculados con logística y archivo de esas copias de documentos dentro la empresa.

 

Revisión o aprobación de documentos
No somos plenamente conscientes del tiempo y esfuerzo que destinamos a distribuir documentos para su revisión y aprobación en distintos niveles de la organización.

 

Logística documental
Aquí encontramos las horas hombres dedicadas a mover documentos dentro y fuera de la organización. Llevarlos físicamente de un área a otra de la empresa, recepcionarlos, registrarlos o remitirlos fuera de la organización. Adicionalmente, debemos considerar esos tiempos muertos en que los documentos duermen la siesta en escritorios a la espera de ser revisados, o bien a la espera de ser trasladados una vez aprobados, lo cual ralentiza enormemente un proceso que debería ser sencillo.

 

Archivo de documentos
Toda organización destina una cantidad de horas hombre muy importante a gestionar su archivo de documentos. Desde el trabajo de clasificación de documentos, guardado y estibado, hasta las tareas destinadas al mantenimiento del archivo, su limpieza y desinfección; nos encontramos con diversas actividades que no suman valor al negocio y que sin embargo son requeridas para resguardar el archivo de documentos históricos de la compañía.


Búsqueda y recuperación de documentos.
Suele ser enorme la cantidad de personal y horas hombres destinadas a encontrar documentos en la empresa. Ubicar un documento en su lugar de archivo, junto al tiempo de ir a retirarlo y luego distribuirlo para su procesamiento, son procesos que claramente consumen una cantidad importante de horas hombre que no agregan valor a la compañía.

 

Malas prácticas internas y faltas de control.
¿Qué pasaría si cada persona de su empresa utilizara el papel para fines personales? Trabajos prácticos de la facultad, trámites personales. Una falta de control y un uso excesivo de malas prácticas llevan a costos innecesarios y evitables. 

 

Ahorrar costos y la gestión de documentos electrónicos

Sin dudas, replantearnos viejos paradigmas y descubrir que podemos hacer algo para reducir ese gran iceberg de costos de los documentos en papel que condiciona a nuestro negocio, nos permitirá optimizar los resultados de nuestras operaciones generando ahorros significativos y mejoras de productividad.

En este contexto, soluciones Cloud como Contractia, que permiten gestionar la firma de documentos electrónicos dentro y fuera de la organización, resguardando el valor jurídico de dichos documentos, forman parte de la estrategia que permite iniciar el largo camino de transformación hacia la empresa sin papeles, más eficiente y rentable.